Wenn ich lokale Spielstätten für ein experimentelles Theaterschaufenster gewinnen möchte, beginne ich immer mit einer Mischung aus Neugier, Respekt vor der Spielstätte und klarer Vorbereitung. Aus jahrelanger Erfahrung im Ruhrgebiet weiß ich: Spielstätten schätzen Projekte, die professionell wirken, zugleich aber Raum für Risikobereitschaft und künstlerische Eigenheit lassen. Im Folgenden teile ich meinen Fahrplan – vom Pitch über den technischen Rider bis zum Follow‑up –, damit du mit höheren Chancen und weniger Stress in die Gespräche gehst.

Wie ich den ersten Pitch angehe

Der erste Pitch sollte kurz, präzise und emotional ansprechend sein. Ich schreibe mir vorher drei Kernbotschaften auf: Warum dieses Schaufenster? Was macht das Format und die Stücke besonders? Welche Zielgruppe bringe ich mit oder möchte ich erreichen?

  • Elevator Pitch (30–60 Sekunden): Eine knappe Zusammenfassung, die neugierig macht. Beispiel: „Wir zeigen ein Abendprogramm aus drei Kurzarbeiten experimenteller Theatermacher:innen, die Grenzen zwischen Klanginstallation und Körperdialog ausloten – ideal für ein junges Publikum, das neue Formate sucht.“
  • Kurzbeschreibung (1–2 Absätze): Inhalt, künstlerische Intention, gewünschtes Setting (Bühne, Blackbox, performativer Parcours). Ich nenne hier auch Dauer pro Stück, Laufzeit des Abends und ob Umbauten nötig sind.
  • Warum die Spielstätte? Spielstätten mögen hören, dass du sie aus gutem Grund ausgewählt hast: ihre Zielgruppe, ihr Interesse an Avantgarde, die Verfügbarkeit einer Blackbox oder die technische Ausstattung. Das zeigt Recherche und Wertschätzung.
  • Konkrete Anfrage: Statt „Hättet ihr Interesse?“ formuliere ich konkret: „Wir möchten gern am 12. oder 19. November bei euch gastieren. Benötigt werden zwei Vorstellungen am Abend plus ein Tech‑Check am Nachmittag.“

Ich sende diesen Pitch zuerst per E‑Mail an die künstlerische Leitung oder Produktionsleitung. In der Betreffzeile nenne ich das Format und den gewünschten Zeitraum, z. B. „Pitch: Experimentelles Theaterschaufenster – November (2 Termine)“. In der Mail selbst füge ich ein kurzes Presskit bei (PDF), das enthält: eine einseitige Projektbeschreibung, Links zu Arbeitsproben (Video, Sound), kurze Künstler:innen‑Biografien, ein erstes Budget und mögliche Besucher:innenzahlen.

Das Presskit: Was nicht fehlen darf

  • One‑Pager: Übersichtlich, mit Bild, Kontakt, Kurztext und den drei Kernbotschaften.
  • Links zu Material: YouTube/Vimeo, SoundCloud, Foto‑Galerie. Keine 30‑minütigen Tour‑Demos – kurze Ausschnitte sind besser.
  • Referenzen: Frühere Aufführungsorte, Festivalteilnahmen, Pressestimmen (falls vorhanden).
  • Technikübersicht (für erste Einschätzung): Grobe Angaben zu Bühnenaufbau, Licht, Ton, benötigten Technikern und Zeitaufwand für Aufbau.

Der technische Rider: pragmatisch und konkret

Mein Tipp: Differenziere zwischen „Muss“ und „Kann“. Viele experimentelle Formate leben von Flexibilität; gleichzeitig brauchen Spielstätten klare Angaben, um zu planen. Ich arbeite mit einer Tabelle im Rider, weil sie für Theaterteams übersichtlich ist.

Bereich Mindestanforderung (Must) Wunsch / Optional (Nice to have)
Bühne / Raum Blackbox 6x6 m oder freie Fläche 30 m², dunkelbar variable Sitzanordnung (Steh/Bestuhlung), Tribüne
Beleuchtung 8 dimmbare Kanäle, 4 Scheinwerfer (PC/LED), Grundlicht Moving Heads, Nebelmaschine
Tontechnik 2 PA‑Boxen, Mischpult mit 4 Kanälen, 2 Monitore Subwoofer, Mehrkanal‑Playback (Interface)
Backstage / Infrastruktur 2 Garderoben, 2 Tische, 4 Stühle, Wasser Proberaum am Vortag
Personal 1 Techniker für Aufbau, 1 für Vorstellung 2 Techniker (für komplexe Umbauten)

Ich sende diesen Rider in einer Version „Kurz“ (eine Seite) mit der ersten Anfrage und halte eine ausführliche Version für das Detailgespräch bereit. Wichtig: Preise und Zeitangaben – wie viele Stunden Technik benötigst du? Wie lange dauert der Load‑in? Spielstätten müssen das kalkulieren.

Wie ich beim technischen Gespräch verfahre

Beim Telefonat oder beim Ortstermin stelle ich handverlesene Fragen, statt mit einer Liste zu überfordern. Typische Punkte, die ich kläre:

  • Gibt es feste Limitationen (Bühnenhöhe, Traglast)?
  • Wie sind die Arbeitszeiten der Techniker und gelten zusätzliche Personalkosten?
  • Ist eine Generalprobe vor Ort möglich, und wann?
  • Welche Auf- und Abbauzeiten sind realistisch?
  • Wie sieht es mit Versicherungen und GEMA aus?

Ich notiere mir Antworten sofort und sende im Nachgang ein kurzes Protokoll per Mail – das schafft Klarheit und zeigt Professionalität.

Finanzierung und Gagen: transparent bleiben

Viele lokale Spielstätten haben kleine Budgets. Ich gehe offen mit meinen Erwartungen um: Nenne eine Gage‑Spanne, erläutere Reisekosten, Übernachtung und Technikzuschläge. Häufig entstehen Kooperationen, z. B. Ticket‑Sharing, Sponsoring lokaler Kulturförderer oder Kollektivverträge zwischen Ensembles und Spielstätte. Wenn du Fördermittel beantragen willst, biete an, gemeinsam einen Förderantrag zu stellen – das erhöht die Chance auf Zusagen.

Follow‑ups: Wie ich dranbleibe ohne aufzudringen

Nach dem ersten Pitch warte ich in der Regel 7–10 Tage, bevor ich nachfasse. Meine Follow‑up‑Strategie:

  • Erste Erinnerung (E‑Mail): Kurz, freundlich, mit Hinweis auf angehängtes Presskit. Beispiel: „Ich wollte kurz nachfragen, ob mein Vorschlag angekommen ist und ob Sie Zeit für ein kurzes Gespräch hätten.“
  • Telefonischer Nachhaken: Wenn auf die Mail nicht reagiert wird und ein Ansprechpartner genannt ist, rufe ich nach weiteren 7 Tagen an. Telefonate sind persönlich und klären oft schneller offene Punkte.
  • Alternativtermine anbieten: Wenn der ursprünglich vorgeschlagene Zeitraum nicht passt, schlage ich zwei weitere Wochenenden vor. Flexibilität zahlt sich aus.
  • Bleib inhaltlich relevant: Schicke kein generisches „Nur eine Erinnerung“. Wenn möglich, füge Neues hinzu: ein frisches Video, aktualisierte Budgetzahlen oder Förderzusagen.

Wenn die Absage kommt: produktiv reagieren

Absagen gehören dazu. Ich bedanke mich immer für die Rückmeldung und frage höflich nach Gründen – das ist wichtig für zukünftige Pitches. Manchmal ist der Zeitpunkt oder das Programm bereits voll; oft ergeben sich später Möglichkeiten. Ich schreibe: „Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Darf ich bei zukünftigen Programmen wieder anfragen? Gibt es ein saisonales Konzept, das wir berücksichtigen sollten?“

Praktische Tools und Templates, die mir helfen

  • OneNote / Google Docs: Für Presskit‑Templates und Rider, damit ich schnell anpassen kann.
  • WeTransfer oder Dropbox: Zum Versenden großer Videodateien.
  • Calendly: Für die Terminfindung mit Produktionsleitern — erspart Mailwechsel.
  • Canva: Für schnelle, professionell wirkende One‑Pager und Flyer.

Jedes Gespräch mit einer Spielstätte ist auch eine Chance, Beziehungen aufzubauen. Ich komme mit Respekt, bin gut vorbereitet, aber offen für Kompromisse. Experimentelles Theater lebt von Überraschung — doch Spielstätten brauchen Planbarkeit. Wenn du beides zusammenbringst, stehen die Chancen gut, dass dein Schaufenster Realität wird.